Как законно принимать наличную оплату от физических лиц

Прием наличных платежей от покупателей-физлиц разрешен законом. Но в каких ситуациях и какими способами? Лучше на карту или расчетный счет? Обо всём далее.

Важно понимать, что проводить наличные платежи официально, в частности, через кассовый аппарат – обязательное условие. В ином случае грозит штраф от налоговой инспекции.

Впрочем, можно обойтись и без ККМ, выдачей иного рода чеков. Такие чеки даже можно не вручать в руки покупателю, а отправлять в электронном виде. Однако и тут не без нюансов: на отправку чека электронной почтой вам отводится строго определенный срок, иначе все тот же штраф.

Да, в этом вопросе все не так однозначно. Законодательство предъявляет разные требования в зависимости от направления бизнеса и формы собственности вашей организации. Если сложно разобраться самостоятельно, то обратитесь к пошаговому руководству от нашего партнера «Фингуру».

Кому закон разрешает принимать наличную оплату от физических лиц

Кассовые чеки, независимо от того, физические они или электронные, обязаны выдавать покупателям товаров и услуг. Но и оплата наличными также возможна, хотя далеко не для всех ИП и юрлиц. По состоянию на ноябрь 2021 года принимать наличность от физлиц вправе:

• ИП и юрлица, чья деятельность ведется в местности, не оснащенной сетью интернет.

• Предприниматели, занимающиеся реализацией отдельных видов товаров, включенных в перечень п. 2 ст. 2 федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ. Например, реализацией молочных продуктов из цистерн, периодических печатных изданий и так далее.

• Предприниматели, которые принимают оплату наложенным платежом (например, почтовые пересылки, курьерская доставка). В этом случае покупатель получает чек, но только непосредственно от организации, осуществляющей доставку.

• ИП и юрлица, осуществляющие деятельность по патенту, но только если сфера деятельности перечислена в пп. 2.1 п. 2 ст. 2 федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

Законодательно суммы наличных расчетов не ограничены.

А вот суммы штрафов для ИП и юрлиц, работающих без ККТ, прописаны четко: в случае первого нарушения для индивидуального предпринимателя штраф составит 10 тысяч, для юридического лица – 30 тысяч рублей. Повторное нарушение ведет к наказанию в виде приостановки работы компании на срок до 90 суток для юрлиц, а для ИП – лишения права деятельности на срок до 2 лет

Как ИП и ООО принимать наличные оплаты, соблюдая закон

Процесс приема наличных может быть организован по-разному, исходя из особенностей ведения деятельности. Так, если планируется прием наличных оплат «из рук в руки», то:

• Первым делом необходимо обзавестись ККТ и фискальным накопителем.

• Выбрать ОФД — посредника между владельцем кассы и ФНС, который будет отправлять все нужные данные в налоговую.

• Заключить договорное соглашение с оператором фискальных данных.

• Зарегистрировать кассовый аппарат в ФНС. Это можно сделать удаленно, через личный кабинет юрлица или ИП, или же посетив налоговую.

• Следующий этап – фискализация ККТ. В течение 1 дня после получения ответа от ФНС в кассу вводится регистрационный номер, полученный от ФНС, сведения о владельце и другая информация.

• Завершить постановку на учет, направив в налоговую отчет о проведении фискализации и получив в ответ регистрационную карточку (в электронном или бумажном виде).

• Начать работу, проводя каждую покупку через ККМ и выдавая чек покупателю.

Как принимать платежи на карту

В вопросе приема наличных оплат за товары и услуги на личную карту есть несколько нюансов. Во-первых, такой способ приема наличных доступен только индивидуальным предпринимателям. ИП, получив оплату от физического лица на личную банковскую карту, сразу обязан перевести эти деньги на расчетный счет. Но такая операция может оказаться под запретом, поскольку переводы с личных счетов на расчетные не осуществляются. В таких случаях принимать платежи нужно не на личную, а на специальную карту, привязанную к р/с.

Во-вторых, принимая оплату на карту, вы так же обязаны выдать покупателю чек. При чем чек необходимо выдать до передачи товара, оказания услуги и не позднее, чем окончится следующий рабочий день. Выдать чек в электронном виде сегодня не составляет труда – отправить на электронную почту или в смс. Не говоря уже о передаче чека лично.

В-третьих, еще раз отметим, что принимать деньги на карту может только ИП, то есть юрлицам это воспрещено, даже на корпоративные карты.

Как принимать наличные на расчетный счет

Тут никаких сложностей с приемом оплаты не возникает. Покупатель товара или услуги просто отправляется в банк и оформляет перевод средств на р/с продавца. 

Другой вопрос – вывод полученных на расчетный счет средств. Особую сложность этот процесс может представлять для физических лиц. 

И последний нюанс – своевременно предоставить чек покупателю товара или услуги после оплаты. На это отводится срок не позднее следующего за днем оплаты рабочего дня, при этом чек покупатель должен получить до того, как вы окажете ему услугу или передадите товар. Как именно вы предоставите чек, зависит от того, онлайн или офлайн вы общаетесь с покупателем. 

Перечень закрывающих документов при приеме наличных оплат

Первый и самый главный закрывающий документ – чек об оплате. Этот кассовый документ невозможно заменить никаким иным документом (квитанцией, товарным чеком и так далее). Предоставить чек покупателю ИП или юрлицо обязано в строго отведенный срок: не позднее следующего рабочего дня за датой оплаты. 

При нарушении выше перечисленных требований штраф варьируется от 2 тысяч рублей для ИП и должностных лиц до 10 тысяч для юрлиц.

Возможна ситуация, когда вам не обязательно проводить оплату через ККТ (исключения – в законе N 54-ФЗ). Тогда покупателям выдаются специальные бланки строгой отчетности.

Как в дальнейшем поступить с полученными средствами? Нужно ли вносить на счет?

Вот что говорится в законодательстве:

• На счет вносить не обязательно, но можно, через кассу банковского учреждения, где зарегистрирован счет. Кроме того, зачислить средства на счет можно с помощью банкоматов (самоинкассация).

• Можно оставить полученные средства в кассе. В этом случае юридическому лицу важно помнить об обязательстве установки лимита остатка кассы и не превышении его. В противном случае нарушителя ждет наказание в виде штрафа от 40 до 50 тысяч рублей. Штраф для должностных лиц составит 4-5 тысяч рублей.

Все самое важное о приеме наличных для ИП и юрлиц

1. Прием наличных оплат от физических лиц ИП и юрлица вправе осуществлять, но в рамках требований закона.

2. Все платежи должны проводиться через ККТ (онлайн-кассы). Исключения есть, и они прописаны в законе.

3. На личную банковскую карту принимать оплату наличными от покупателя разрешено только индивидуальным предпринимателям. У юридических лиц такого права нет: корпоративные карты имеют иное назначение.

4. После совершенной покупателем оплаты продавец обязан выдать покупателю соответствующий закрывающий документ, чек или БСО.

5. Закрывающий документ можно как передать лично, с товаром, перед оказанием услуги, так и отправить в электронном виде на электронную почту (в смс). Срок передачи закрывающего документа – до начала оказания услуги/передачи товара и не позднее следующего рабочего дня. 

6. Полученную оплату можно положить на расчетный счет, пользуясь терминалом или кассой банка, либо оставить в кассе, отслеживая кассовый лимит (касается юрлиц).

7. Любые нарушения установленного законом порядка приема наличных оплат ИП и юрлицами влечет за собой наказание в виде штрафов, приостановку деятельности или дисквалификацию.