Битрикс24 — комбинированная система, в которой объединены функции CRM, необходимые для отделов продаж и маркетинга. Эта программа ориентирована на средний и малый бизнес и может быть внедрена без помощи программистов.
Подготовка к внедрению Bitrix24
Прежде чем приступать к внедрению CRM Bitrix, нужно определить перечень бизнес-задач, которые будут решаться с помощью системы.
Компании может требоваться:
- систематизировать уже собранные данные;
- наладить контроль за взаимодействием с клиентами;
- обеспечить централизованное хранение данных с распределением уровней доступа между сотрудниками;
- повысить конверсию;
- улучшить качество обслуживания;
- увеличить количество повторных продаж.
Важно иметь чёткое представление о том, каким должен быть итоговый результат. Проигнорировав этот момент и установив программу, адаптированную под совершенно другое отраслевое направление, вы рискуете потерять деньги.
Провести подготовку к внедрению CRM-системы можно самостоятельно. Однако такой путь сопряжён с рядом сложностей: потерей рабочего времени, появлением неожиданных ошибок и спорных моментов. Поэтому удобнее и проще доверить данный процесс интеграторам, которые досконально знают особенности программы.
Чтобы подготовиться к внедрению Bitrix24 самостоятельно, следуйте пошаговому плану, приведённому ниже.
Поставьте задачи и цели
Перечень целей, которые нужно достичь, и задач, которые должны выполняться с помощью программы, каждая компания разрабатывает самостоятельно с учётом специфики отрасли.
Приведём пример того, как может выглядеть список задач и целей:
- упростить отчётность и документооборот;
- расширить клиентскую базу;
- увеличить приток высокомаржинальных лидов;
- повысить количество продаж и допродаж;
- создать систему, которая будет бесперебойно работать в случае внезапного увольнения менеджера или отсутствия руководителя отдела на связи.
Рассчитайте бюджет
Внедрение нового ПО может потребовать значительных трат на подготовку, установку CRM-системы, обучение сотрудников. На стоимость влияют разные факторы: тип версии (облачная или коробочная), тариф, возможности программы, количество сотрудников, которые будут ей пользоваться.
Важно определить, какой минимальный и максимальный бюджет может быть выделен на реализацию нововведений.
Проведите анализ бизнес-моделей
Бизнес-модель — это схематичное описание бизнес-процессов, которые связаны между собой. Проанализируйте 9 основных блоков по шаблону Ива Пинье и Александра Остервальдера, если используете его для определения ключевых элементов бизнеса. Если у вас другая схема, ориентируйтесь на нее.
Шаблон бизнес-модели Ива Пинье и Александра Остервальдера
|
Ключевые партнёры:
|
Ключевые процессы:
|
Достоинства предложения:
|
Отношения с клиентами:
|
Сегменты ЦА:
|
|
|
Ключевые ресурсы:
|
Каналы взаимодействия:
|
||||
|
Структура издержек:
|
Источники доходов:
|
||||
На основе составленной схемы проанализируйте, какие процессы нужно автоматизировать, упростить, доработать. Определите, какие функции должны быть в CRM-системе, чтобы вы могли решить поставленные задачи.
Проанализируйте существующее ПО
Часто компании устанавливают несколько разных программ, функции которых продублированы в CRM. Большое количество разного программного обеспечения может привести к конфликтам между системами. От этого, в свою очередь, снизится скорость и эффективность обработки информации. Внедрение Bitrix24 позволяет сократить количество софта, повысить качество работы отдела продаж и маркетинга.
Составьте список пользователей
Чтобы правильно настроить доступы программы и выбрать оптимальный тариф, нужно чётко представлять, сколько сотрудников будет пользоваться CRM.
При подсчётах нужно учесть:
- руководителя компании;
- начальников отделов;
- офисных работников;
- сотрудников, которые будут подключаться удалённо.
Если составить такой список сложно, вы можете получить консультацию у специалистов службы поддержки компании-интегратора.
Этапы внедрения Bitrix24 в работу предприятия
Процесс внедрения состоит из нескольких последовательных шагов. Некоторые из них можно выполнить самостоятельно, для других потребуется помощь профессионалов.
Настройка Битрикс24 с учётом специфики конкретного бизнеса
Первое, что нужно настроить, — это справочники. Чтобы попасть в них, зайдите в CRM, перейдите в настройки, найдите раздел с соответствующим названием. Определите сферы деятельности компании, присвойте названия стадиям сделок, заполните другую важную информацию.
Следующий шаг настройки — разбивка товаров и услуг по группам. Она помогает находить нужную информацию всего за несколько кликов. Для перехода в данный раздел перейдите из CRM в блок «Товары».
Каждому товару должны быть присвоены соответствующие единицы измерения. Найти их можно в разделе настроек. Здесь же находится вкладка «Налоги». В ней требуется заполнить тип платежей, размер налоговых ставок.
В разделе «Почтовые шаблоны» создайте формы для почтовых рассылок. Пропишите в них приветствие, контактные данные, выставьте настройки для автоматического заполнения. Например, программа может вставить имя клиента, которому направляется электронное письмо, или сумму оплаты.
В блоке «Способы оплаты» подготовьте шаблоны для счетов и предложений. Они пригодятся при общении с клиентами и партнёрами. Это особенно удобно для компаний, которые пользуются документами нестандартной формы.
Чтобы программа автоматически подставляла реквизиты компании в новые счета, введите эту информацию в память системы. Для этого в разделе настроек найдите блок «С чего начать», а затем — раздел «Реквизиты ваших компаний».
Также вам понадобится:
- настроить пользовательский интерфейс;
- заполнить клиентскую базу;
- прописать алгоритмы продаж;
- составить регламенты, скрипты, планы продаж;
- настроить интеграции с сайтом, соцсетями, мессенджерами, телефонией, электронной почтой, другими сервисами;
- разработать систему мотивации сотрудников, в том числе с помощью KPI;
- позаботиться о том, чтобы программа создавала и сохраняла резервные копии.
Чтобы окончательно настроить Битрикс24, разграничьте права доступа сотрудников в разделе настроек. Например, руководитель отдела может иметь полный доступ к информации о продажах, а менеджер — только к тем заказам, за которые отвечает он.
Обучение персонала
Первыми с программой знакомятся руководители. Они тестируют нововведения, изучают алгоритмы работы CRM, разбираются в тонкостях и нюансах. Упростить процесс помогут видеоуроки, инструкции, регламенты.
После этого обучение проходят сотрудники. Удобнее всего разбить их по группам в соответствии с распределением прав доступа.
В некоторых случаях появление новинок может вызвать страх и даже саботаж со стороны сотрудников. Они привыкли работать по старинке, их всё устраивает, а изучение незнакомой программы заставляет выйти из зоны комфорта. Чтобы избежать конфликтов с персоналом, нужно заранее провести ознакомительную беседу, донести до подчинённых пользу от появления CRM-системы, позаботиться о создании благоприятной психологической обстановки.
Тестирование
До того, как внедрить Bitrix24, окончательно срастив систему с текущими бизнес-процессами компании, нужно протестировать программу.
Оператор оценивает следующие параметры:
- удобство интерфейса, работы в самой программе;
- качество настроек интеграций с другими площадками и сервисами;
- скорость отклика;
- качество помощи со стороны службы поддержки.
Такой подход позволяет выявить ошибки в настройках, недоработки, скрытые баги, которые в будущем способны нарушить отлаженный процесс. Поэтому отследить все недочёты и исправить их лучше на начальном этапе, пока к программе не получили доступ остальные сотрудники.
Развёртывание CRM-системы
По мере развития компании в штате будут появляться новые сотрудники, должности, отделы. Чтобы все они могли быстро начать работать в Битрикс24, нужно позаботиться о грамотном сопровождении по развёртыванию CRM. Эту задачу желательно поручить отдельному сотруднику, который будет нести ответственность за своевременное расширение и улучшение функционала программы.
Настройка дополнительных интеграций
Этот этап позволяет объединить в единую сеть все сервисы, которыми пользуется компания для взаимодействия со своими клиентами. Например, интеграция с сайтом позволяет автоматически собирать данные о заказчиках через форму обратной связи. Мессенджеры хороши для создания рассылок, а IP-телефония — для записи разговоров.
Отладка взаимодействия с отделом маркетинга
Анализируя данные из отчётов, сформированных с помощью системы CRM, маркетологи могут:
- оптимизировать воронку продаж;
- подготовить персонализированные предложения;
- более точно сегментировать покупателей по отдельным категориям.
Создание привычки у персонала
Сотрудникам потребуется время, чтобы привыкнуть к нововведениям. Ускорить процесс адаптации поможет постановка задач только на корпоративном портале, требование работать именно в программе, разработка системы поощрения работников.
Как видите, нюансов действительно много. Поэтому лучшим решением для бизнеса станет внедрение Битрикс24 под ключ от МТТ. Специалисты компании придерживаются комплексного подхода, от подготовки к установке нового ПО до его запуска на вашем предприятии с последующей круглосуточной техподдержкой.
Чтобы получить подробную консультацию, оставьте заявку через форму обратной связи или позвоните по бесплатному номеру 8 (800) 505-81-19.
