Как создать и вести базу клиентов в Excel?

Microsoft Excel — универсальный аналитический инструмент, который позволяет выполнять сложные расчеты, сортировать и структурировать данные. С его помощью управляют финансовыми документами, составляют отчеты и многое другое. В этом материале мы рассказываем, как создавать и вести клиентскую базу в Microsoft Excel.

Оставьте заявку на подключение Виртуальной АТС

Быстрая и гибкая настройка. Выгодные тарифы - от 690 рублей в месяц!

Подробнее

Кому полезно вести CRM-систему в Excel

Для ведения базы клиентов существуют специальные системы — CRM (Customer Relationship Management) — с широким набором функций. В CRM-системе доступен список клиентов с их «карточками». При наведении на имя клиента вы можете посмотреть полную хронологию работы с ним. А если от клиента поступает звонок, вы сразу видите, кто звонит, и можете обращаться к нему по имени.

Функции CRM-системы может частично взять на себя Excel. Такой способ удобно использовать:

• начинающим предпринимателям;
• малому бизнесу с небольшим штатом (до 5 человек);
• фрилансерам.

Допустим, вы не очень часто обрабатываете заказы — 1–3 раза в неделю. В таких условиях вы хорошо знаете каждого клиента, и внедрять CRM-систему — это лишнее. Вам будет достаточно вести таблицу в Excel. Но делать это нужно обязательно — так вы сохраните все контакты, и это поможет вырастить бизнес.

CRM в Excel — это бесплатный и гибкий способ контролировать продажу товаров и услуг. Каждый сотрудник уже знаком с программой хотя бы частично, и не придется тратить время на обучение. 

Кому CRM в Excel не подойдет

Опций Excel становится недостаточно, когда компания расширяется. В такой ситуации нужно переходить на CRM-систему — и чем раньше, тем лучше.

Полноценная CRM-система нужна:

• среднему и крупному бизнесу;
• некоторым видам малого бизнеса с небольшими заказами для большого числа клиентов;
• любому бизнесу при увеличении клиентской базы, распределении запросов по разным каналам (формы на сайте, мессенджеры, страницы в социальных сетях).

База клиентов в Эксель требует ручного управления. Все данные вносятся сотрудниками, а потом их нужно объединять в общую таблицу. При большом количестве обращений сложно сохранять актуальность базы, поэтому процесс нужно автоматизировать.

С этой задачей прекрасно справляются CRM-системы, в которых доступ к данным можно предоставить любому пользователю. Вся коммуникация с клиентом сохраняется и становится видна разным сотрудникам. Ручной ввод данных минимален.

Как создать базу клиентов в Excel

Для удобства дадим инструкцию на примере. Возьмем продавца вязаных игрушек, который делает все товары самостоятельно и постепенно развивается. У него есть две категории товаров:

• готовые игрушки, которые клиенты просто видят и покупают;
• работа на заказ: покупатель находит мастера и просит его связать для него игрушку.

У такого предпринимателя есть три способа привлечения клиентов:

• группа VK;
• доски объявлений;
• офлайн-точки — ярмарки мастеров, сувенирные магазины.

Мастер на регулярной основе сотрудничает с двумя магазинами. К игрушкам, которые продаются в этих магазинах, прикреплены визитные карточки с контактами мастера. Иногда по ним обращаются за новыми заказами. То же самое происходит с клиентами, которых мастер находит сам на ярмарках мастеров. Постепенно клиентов становится много, и для повышения качества услуг мастер решает завести и развивать базу в Excel. Расскажем, как он будет это делать.

Шаг 1. Соберите базу клиентов

Сначала нужно найти все имена и контакты, а затем собрать историю заказов с наименованиями и датами. Чтобы в дальнейшем вести аналитику, важно добавить графу с каналом привлечения. Для удобства работы можно сделать отдельный столбец с комментарием о покупателе в свободной форме.

Таблица будет выглядеть примерно так:

Это простой вариант таблицы, в которую стоит постепенно добавлять новые данные. Можно внести клиентов, которые интересовались товаром, но не оформили заказ. Очень важные клиенты — обратившиеся за товарами, которых уже не было в наличии: информация о таких обращениях демонстрирует, какие игрушки пользуются самым высоким спросом.

Дополнительно стоит указывать данные об офлайн-магазинах, в которых продаются игрушки.

Шаг 2. Составьте каталог

Несмотря на то, что все товары мастера уже есть в его группе VK и на досках объявлений, намного удобнее вести таблицу, в которой данные структурированы. Можно использовать следующие поля:

• наименование;
• размер;
• ссылка на публикацию;
• дата публикации;
• дата продажи;
• канал продажи.

Каталог можно создать на отдельном листе, а также завести другой документ для актуальных товаров (непроданных). При необходимости можно пересылать такой каталог клиентам.

Шаг 3. Ведите учет продаж

Каждую продажу стоит фиксировать в обеих таблицах. База клиентов пригодится вам для дальнейшего взаимодействия с ними, а каталог — для аналитики.

Шаг 4. Ведите аналитику

Если мастер продолжит вести таблицы, вскоре у него появится статистика продаж. Он сможет понять:

• какие игрушки лучше продаются;
• какие площадки лучше продают;
• по какой цене товары продаются быстрее и многое другое.

Покажем на примере, как это работает.

В 2022 году мастер сделал много сувенирных игрушек-кроликов (символов 2023 года) небольшого размера и продавал их по невысокой цене. В октябре-ноябре они продавались совсем плохо, мастер перестал вязать кроликов и переключился на другие заказы. Но в декабре случился пик продаж, и готовых кроликов не хватило. По количеству обращений мастер смог составить план на 2023 год по изготовлению сувенирных драконов — символов 2024 года.

Как вести клиентскую базу в Excel

Чтобы проще пользоваться аналитикой, используйте удобные функции Microsoft Excel — фильтрацию, сортировку и поиск.

Фильтрация

С помощью фильтра можно оставить только те данные, которые вам интересны, и исключить ненужные для текущего анализа. Например, мастер из нашего примера может выбрать в базе данных только тех клиентов, которые пришли из группы VK и посмотреть статистику продаж по этому параметру.

Чтобы включить фильтрацию, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр». После этого в каждом столбце появится флажок. Нажав на флажок в столбце «Канал», можно выбрать значение «Группа VK». После этого все клиенты, которые пришли из других каналов, будут скрыты.

Сортировка

Сортировка тоже помогает вести аналитику. Можно отсортировать данные по алфавиту, числовым значениям и датам. К примеру, продавец игрушек может провести сортировку по датам в каталоге, чтобы посмотреть, в какие месяцы его товары продаются лучше всего.

Чтобы использовать сортировку, выделите одну из ячеек диапазона, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите на кнопку «Сортировка». В открывшемся окне выберите нужные параметры.

Excel позволяет сортировать всю базу, но для более точной аналитики ее можно сначала отфильтровать по конкретным параметрам, а уже затем отсортировать.

Поиск

Чтобы легко находить клиентов и товары в каталоге, можно отсортировать все записи по алфавиту или использовать поиск. Нажмите Ctrl + F, чтобы открыть окно поиска. Начните вводить нужные данные, а программа подсветит релевантные ячейки.

Что выбрать: CRM-систему или Excel

Выбор зависит от размера бизнеса и количества человек в штате. Невозможно передавать таблицу от сотрудника к сотруднику, не замедлив при этом их работу и не потеряв данных. Рекомендуется внедрять CRM-систему, если у компании более 3 потенциальных заказов в неделю.

CRM-система значительно ускоряет работу коллектива и помогает расширению бизнеса. Она доступна онлайн из любой точки и фиксирует все потенциальные заявки из разных источников.

Например, RetailCRM создана специально для интернет-торговли. Она перенаправляет сообщения из WhatsApp, Telegram, Viber, Юла, Авито, VK, онлайн-консультанта в единый Inbox и автоматически распределяет обращения между сотрудниками. Система использует автоответы, которые моментально реагируют на сообщения. А для роста повторных продаж можно запустить автоматические правила.

Для повышения эффективности отдела продаж можно использовать amoCRM. Она также собирает в единую систему запросы из разных источников, хранит всю историю переписки, позволяет совершать звонки в один клик. Для работы в amoCRM практически не требуется обучение, так как у нее простой и интуитивно понятный интерфейс. В систему встроен мессенджер, который позволяет сотрудникам общаться, не выходя из программы.

Комплексное решение для средней и крупной компании — Битрикс24. Это не просто CRM, а полная автоматизация рабочих процессов. Битрикс24 позволяет управлять клиентской базой, выставлять задачи сотрудникам, использовать общий календарь, хранить данные на общем корпоративном диске и многое другое.

Плюсы и минусы работы в Excel

База данных клиентов в Excel — хороший стартовый этап для бизнеса. Вы можете бесплатно получать аналитику и принимать решения по вопросам развития. Если доступ к базе нужен нескольким сотрудникам, ее можно перенести в Google Таблицы и пользоваться теми же функциями. Excel — оптимальный инструмент для фрилансеров, которым просто не нужны CRM.

Но этот способ ведения базы имеет много минусов для компаний:

• Для обработки больших объемов данных требуются настолько развитые навыки работы в Excel, что их можно сравнить с программированием. Намного легче освоить CRM-систему.
• В Excel практически невозможно анализировать данные из разных таблиц и сводить их в единую систему. А CRM делает это автоматически.
• Таблицы не позволяют оценить всю коммуникацию с клиентом.
• В Excel нельзя прикреплять к таблице дополнительные файлы и невозможно синхронизировать работу программы с другими сервисами.
• Так как данные вносятся вручную, приходится регулярно проверять ошибки, иначе аналитика будет неточной.

Оставьте заявку на подключение IP-телефонии

Быстрая и гибкая настройка. Выгодные тарифы - от 690 рублей в месяц!

Подробнее

CRM-системы решают больше задач, чем таблицы в Excel, и работать с ними намного проще. Чем раньше бизнес внедряет CRM, тем больше у него шансов на быстрое развитие.