CRM-система — инструмент, который необходим для успешного ведения бизнеса. Чтобы ею пользоваться, необязательно быть системным администратором или программистом: это может делать любой сотрудник компании при условии, что ему предоставлен доступ. Битрикс24 — CRM-система, которая легко встраивается в рабочий процесс и помогает оптимизировать работу всех отделов фирмы, вести бухгалтерию, настраивать маркетинговые кампании и получать прибыль.
Регистрация и настройка портала
Чтобы начать работу в Битрикс24 и получить доступ к сервисам, необходимо зарегистрироваться. Это можно сделать одним из четырех способов:
-
На сайте bitrix24.ru. Нажмите на виджет «Получить бесплатно», затем пройдите регистрацию, используя email, аккаунт соцсети либо учётную запись предложенных сервисов. .
-
Через Битрикс.24 Паспорт по адресу bitrix24.net. Такая регистрация доступна, если у вас уже есть профиль пользователя и вы хотите создать новый портал (так называется рабочее пространство в этой CRM-системе). Войдите в аккаунт и нажмите «Создать Битрикс24»
-
В мобильном приложении Битрикс24. Зарегистрируйтесь с помощью электронной почты или одного из представленных сервисов.
-
В десктоп-приложении Битрикс24.
После регистрации выполните базовую настройку: введите название компании, укажите контактные данные, задайте ограничения и доступ, загрузите логотип.
Обзор интерфейса
На главном экране системы есть множество инструментов. Познакомимся с основными из них.
Лента новостей (живая лента)
В этом разделе можно обсуждать рабочие процессы и узнавать новости компании. В режиме реального времени администраторы создают задачи, события, приказы, опросы, благодарят сотрудников. В интерактивной ленте просматривают и обсуждают важные события. Здесь можно оставлять комментарии к сообщениям и помечать их как важные. Послание будет отображаться до тех пор, пока сотрудник не нажмёт кнопку «Я прочитал»: так ни одно не потеряется.
Живая лента помогает экономить рабочее время, объединять проекты и ускорять принятие решений.
Задачи и проекты
В этом разделе собраны задачи — ваши и те, что требуют контроля. Здесь есть список, сроки, план, календарь и диаграмма Ганта. Она помогает управлять задачами внутри рабочей группы: каждый участник проекта в режиме реального времени видит этапы выполнения задания и планирует своё участие в нём.
В блоке можно перемещаться между проектами, настраивать шаблоны задач и просматривать отчёт.
Чат и звонки
Встроенный мессенджер позволяет коллективу общаться внутри системы — отправлять мгновенные сообщения отдельным сотрудникам или группе коллег. Переписка автоматически сохранится, найти нужную поможет функция поиска. Разнообразить общение можно встроенными смайлами. Сократить время переписки помогут горячие клавиши. Для диалогового окна можно выбрать тему оформления.
Битрикс24 позволяет не только общаться в чате, но и собирать аудио- и видеоконференции, демонстрировать презентации, причём без ограничения по времени. Такое решение станет заменой внешним сервисам: все сотрудники общаются в едином модуле, появление незваных собеседников исключено.
Группы
Раздел отвечает за систематизацию всего информационного потока: данных, файлов, задач, встреч и сообщений. Все важные сведения можно сгруппировать в одном месте. Доступ к ним будут иметь только вовлечённые участники, работа будет вестись внутри определённого коллектива. Группы могут быть открытого или закрытого типа.
Участниками группы могут быть как сотрудники организации, так и представители других компаний. При этом вся внутренняя информация, размещённая на портале и в CRM, гостям будет недоступна.
Диск
Это глобальное хранилище рабочих файлов и документов компании. Облако даёт возможность совместно работать с файлами в режиме реального времени, а система обеспечивает их надёжную защиту.
Общее облако доступно всем сотрудникам, подключённым к системе. Можно создать отдельное хранилище — для личного пользования, а также настроить права просмотра и работы с документами.
Важно, что данные на диске можно синхронизировать с продуктами 1С.
Календарь
В этом разделе можно планировать личные и корпоративные события: планёрки, собеседования, важные звонки, встречи с клиентами и партнёрами. Календарь синхронизируется со всеми системами организации, а также со сторонними сервисами, например Google.
Битрикс24 автоматически добавляет в календарь рабочие задачи, то есть служит полноценным ежедневником. Здесь видны сроки выполнения, рабочие часы и даты отпуска коллег.
О созданных событиях можно оповестить нужных сотрудников в рассылке.
Почта
Система поддерживает интеграцию со множеством почтовых сервисов. Благодаря привязке email к CRM можно работать в одном пространстве, не переключаясь между вкладками или программами. Все письма будут видны в разделе «Почта», причём не только с одного почтового адреса: в окне вы можете выбирать между подключёнными адресами и переходить к переписке без дополнительной авторизации.
Письма можно помечать как важные или срочные, а фильтр поможет их отсортировать. Также с помощью дополнительных инструментов можно:
- создать задачу на основании письма;
- обсудить его содержание в живой ленте;
- сохранить письмо в CRM — на его основании сформируется клиентская карточка с email, телефоном и другой контактной информацией, а также текстом входящего сообщения.
CRM
Это основной раздел системы, в котором собрана вся необходимая для ведения бизнеса информация: о сделках, товарах, клиентах, продажах, а также аналитика, интеграции и многое другое.
Основная роль инструментов — помочь быстро и качественно решать рабочие задачи, создавать сделки с контрагентами из любых каналов продаж. А главное — автоматизировать продажи.
Здесь можно создавать, вести клиентскую базу, учитывать позиции проданных и оставшихся на складах товаров, контролировать и анализировать работу.
Этот блок сам по себе богат инструментарием, но дополнительно в него можно интегрировать мессенджеры, 1С, телефонию, данные из других CRM, можно загружать файлы, например таблицы Excel.
Сайты
В этом разделе можно создать сайт или лендинг — с помощью шаблонов либо вручную: страница по умолчанию будет поддерживать онлайн-чат, обратный звонок и форму заявки. Понятный интерфейс позволяет создать веб-ресурс с нуля даже без навыков программирования.
В блоке можно вести одну страницу или переключаться между несколькими сайтами организации. Стоит упомянуть ещё одно преимущество: не нужно выбирать и оплачивать хостинг, система выделит готовый.
Это были основные возможности CRM-системы. Они рассчитаны на лёгкое эффективное взаимодействие со всеми сотрудниками и организацию рабочих процессов внутри компании. Все инструменты можно расположить в удобном порядке, настроить отображение только тех, что нужны.
Как пригласить сотрудников на портал
После знакомства с интерфейсом можно подключать к системе коллег. Это позволит:
- совместно решать задачи;
- общаться всей командой в мессенджере;
- проводить планёрки в формате аудио- и видеозвонков;
- планировать работу в календаре, создавать события и встречи в удобное для всех время;
- хранить файлы и корпоративные документы на общем диске;
- организовывать и контролировать сделки, которые заключает отдел продаж.
Отправлять приглашения по умолчанию может только администратор. Чтобы это могли делать и другие, следует активировать опцию «Разрешить всем приглашать пользователей на портал» в пункте «Настройки» левого меню. Есть 7 способов пригласить сотрудников:
-
По ссылке. Это самый лёгкий способ. Скопируйте ссылку на регистрацию и отправьте её коллегам. После перехода им нужно пройти регистрацию — на это не требуются дополнительные разрешения. Если регистрация должна происходить только с подтверждением администратора, включите опцию «Запрашивать подтверждение администратора на вход».
- Email или номер телефона. Этот вариант подходит, если нужно добавить кого-то точечно. Укажите данные конкретного сотрудника и нажмите кнопку «Пригласить». Данные сразу отобразятся в списке «Приглашённые» в разделе «Сотрудники» — он расположен в левом меню.
- Массовое приглашение. Если нужно разослать приглашения большому количеству людей, введите несколько номеров телефонов или email через запятую и нажмите «Пригласить».
- С привязкой к отделу и группе. Этот способ отличается от приглашения по email или номеру телефона лишь тем, что вы указываете определённый отдел или группу для сотрудников. Это может сделать только администратор портала.
- Зарегистрировать сотрудника. При этом способе сотруднику не надо регистрироваться самостоятельно, за него это сделает администратор. Приглашённому останется перейти по ссылке и начать работу.
- Экстранет-пользователь. Способ подойдёт, когда нужно добавить внешнего пользователя без доступа к внутрикорпоративной информации. С приглашённым можно решать определённые задачи, работать над общими документами или планировать события в календаре. Часто таким образом в систему добавляют поставщиков или дистрибьюторов.
- Пригласить интегратора. Вариант подойдёт, если компании требуется индивидуальная настройка Битрикс24. Интегратор поможет подобрать инструментарий CRM под бизнес-процессы организации.
Как настроить структуру компании
Чтобы увидеть иерархию отделов и корректно распределить доступы и права, важно правильно настроить структуру. Тогда руководитель сможет контролировать рабочие процессы своих подчинённых. Просмотр и редактирование этого раздела доступны в пункте «Сотрудники» меню слева. В каждом отделе структуры будут отображаться имена руководителей и подчинённых. Добавьте подразделения, а затем переместите приглашённых сотрудников в тот или иной отдел.
Настройка структуры доступна только администратору портала.
Как работать в Битрикс24
Расскажем, как начать работу в этой CRM-системе и получить наибольшую пользу от её применения.
Создание задачи в Битрикс24
Если задачи оформили правильно, исполнители могут эффективно планировать свою занятость, а их руководители — следить за процессом, вовремя его корректировать, а также оценивать результаты работы.
Чтобы добавить задачу, нажмите в меню слева «Задачи и проекты», а затем «Создать». 
Введите название и подробное описание, назначьте срок исполнения и ответственного за решение. Если в правой части страницы поставить отметку «Это важная задача», появится значок огонька. Так исполнитель сразу поймёт, какие задания требуют особого внимания.
Чат и звонки
Раздел находится в блоке «Совместная работа» в меню слева. Он предназначен для связи между коллегами, оперативного решения рабочих задач и помогает:
- отправлять мгновенные сообщения в приватные, групповые чаты или открытые каналы;
- совершать телефонные звонки;
- организовывать коллективные аудио- и видеоконференции;
- уведомлять о событиях портала;
- загружать файлы и картинки.
Каждый участник портала может настроить оформление чата, пользоваться горячими клавишами и эмодзи при отправке сообщений.
Работа с группами и проектами
Для оптимизации коллективной работы создаются группы или проекты. Это позволяет объединить задачи, файлы, события и какие-либо данные в одном пространстве и предоставить доступ только нужным сотрудникам.
Раздел «Группы», как и предыдущий, расположен в блоке «Совместная работа»: нажмите «Создать» и выберите тип проекта. После этого можно указать название, описание, настроить конфиденциальность и пригласить участников.
Настройка календаря
Планировать события, учитывать задачи, отслеживать график работы и отпуска коллег поможет календарь. Он может служить личным ежедневником или отражать график мероприятий всей компании. Инструмент также помогает уточнить, какие переговорные в какое время свободны.
Нужно открыть в меню «Календарь», выбрать подходящий и создать событие или задачу. Все отдельно созданные задачи отобразятся в календаре автоматически. В настройках можно:
- указать часовой пояс — если у вас есть клиенты и партнёры в других городах, учитывайте их локальное время при создании мероприятий;
- выбрать календарь, в который будут попадать приглашения от коллег, — например, общий или личный;
- настроить отображение прошедших мероприятий;
- запретить приглашать вас, если время уже занято;
- установить синхронизацию с календарями Google, Office365 и iCloud.
Работа с файлами и документами
Электронный документооборот даёт возможность хранить файлы в общих и личных папках на облаке, направлять документы на подписание, редактировать их совместно с коллегами, интегрировать хранилище с внешними ресурсами — например с Google Docs, MS Office Online и другими.
Можно настроить доступ к файлам для других сотрудников, а также выбрать, как вы будете работать с диском — локально или в облаке.
Важное преимущество: система позволяет создавать шаблоны — например квитанций, справок, заявлений — и даёт возможность делиться файлами даже с незарегистрированными пользователями.
Маркетинг
Этот раздел оценят маркетологи, специалисты по рекламе и PR. Он поможет привлечь новых покупателей, вовлечь их в совершение повторной сделки, повысить лояльность клиентов, а также поддержать имидж компании в целом.
С помощью CRM-маркетинга можно:
- рассылать информацию о предстоящих распродажах и текущих акциях, предлагать скидки, поздравлять с праздниками с помощью email- и SMS-рассылок, в мессенджере, в формате инфо- и аудиозвонков;
- создавать рекламную аудиторию на площадках Яндекс.Директ, ВКонтакте;
- генерировать повторные продажи.
Мы перечислили универсальные функции, которые пригодятся практически любому бизнесу.
Если необходимо параллельно работать с другими сервисами, такими как 1С, Битрикс24 легко можно объединить с ними.
Интеграции со сторонними сервисами
Вы можете выбрать уже готовые варианты интеграций или заказать индивидуальную. Популярны слияния со следующими программами и сервисами:
- 1С: Бухгалтерия, Управление торговлей, Управление небольшой фирмой. Интеграция обеспечивает быстрый обмен данными, среди которых название компании, контакты, реквизиты, адреса, счета, перечень товаров и другие.
- Телефония. Такое слияние требуется, если ваша организация уже пользуется сторонней АТС и необходима передача всех сведений из неё в CRM.
- Платёжные системы и онлайн-банки. Решение позволяет принимать оплату товаров и услуг внутри CRM.
- SMS-рассылки. Благодаря интеграции можно отправлять мгновенные сообщения клиентам из внутренней базы CRM.
- Мессенджеры. Их подключение к CRM позволит собирать в одном месте переписку с клиентами из различных мессенджеров.
Множество готовых — в том числе бесплатных — решений можно найти в приложении Битрикс24.Маркет.
Помимо перечисленных возможностей CRM-системы есть и другие, которые способны ещё больше облегчить работу. Рассказываем подробнее.
Тонкости работы с Битрикс24
На первый взгляд может показаться, что эти возможности только для продвинутых пользователей, но в них нет ничего сложного.
-
Сегментация.
В CRM-маркетинге Битрикс24 тесная коммуникация с клиентами достигается за счёт правильной сегментации клиентов. Важно распределить лиды по группам перед запуском рассылки. Так предложение будет точнее соответствовать запросам покупателя.
-
Шаблоны задач.
Вы сможете быстрее создавать регулярные задачи, если подготовите собственные шаблоны: назначайте ответственных, выбирайте сроки или периодичность и настраивайте доступ.
-
Редактор документов.
Для совместной работы с файлом или документом используйте функцию одновременного редактирования. Вы и ваши коллеги смогут вносить и видеть правки в режиме реального времени. Ещё одна удобная возможность — настройка времени работы с документом для отдельных сотрудников, по истечении которого доступ к просмотру и редактированию закрывается.
-
Удаление сотрудника.
Чтобы исключить из системы бывшего коллегу, найдите его карточку в списке сотрудников, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите пункт «Уволить».
-
Голосовые помощники.
Отправить сообщение, создать задачу или событие в календаре можно с помощью голосовых помощников — Алисы от Яндекса и Google Ассистента.
Полезные функции площадки Битрикс24 легко использовать даже новичку. Чем больше инструментов вы подключите и освоите, тем лучше для компании. С Битрикс24 вы сможете контролировать работу сотрудников на всех этапах, автоматизировать бизнес-процессы, быстро формировать отчётность и не только.
