Зачем нужна подпись электронных писем
Основная задача подписи в любом сообщении – логически завершить беседу. Однако в деловой переписке подпись может выполнять ряд дополнительных функций, например:
1. Предоставление дополнительной контактной информации
В подписи вы можете указать:
- Телефон
- Мессенджеры и т.д.
Это необходимо для того, чтобы адресат мог связаться с вами любым удобным для него способом. Например, если вы укажете федеральный номер 8-800, то повысите шансы на обратную связь. А это положительно влияет на конверсию рассылки.
2. Повышение узнаваемости бренда
Подпись нередко содержит в себе наименование компании, ее логотип или элементы фирменного стиля. Это нацелено на повышение узнаваемости бренда – нужно стремиться напоминать клиентам о себе и поддерживать образ.
3. Привлечение подписчиков для корпоративных аккаунтов
Современный бизнес обязан иметь страницы в социальных сетях (Вконтакте, Одноклассники и др.). Электронные письма – один из наиболее доступных способов привлечения подписчиков для этих страниц. Достаточно всего лишь добавить кнопки социальных сетей в подписи к письмам, чтобы пользователи могли в один клик перейти на корпоративный аккаунт и подписаться на него.
4. Формирование положительного впечатления
С помощью подписи в e-mail вы сможете не только не испортить, но и даже улучшить впечатление о себе. Тон подписи и способ обращения к адресату поможет настроить его на формальную или неформальную беседу.
Что необходимо указывать в подписи
Подпись в электронном письме может включать в себя следующие элементы:
1. Основная информация об отправителе
К основной информации об отправителе относится:
- Имя и фамилия
- Должность
- Наименование компании
Эти сведения помогут адресату понять, кто именно к нему обращается. Имя и фамилию лучше указывать именно в таком порядке (и в той форме, в которой вы хотите, чтобы к вам обращались) – в противном случае создается впечатление излишней формальности. Также старайтесь придерживаться того языка, на котором вы обращаетесь к адресату. Например, если вы общаетесь на русском языке, не стоит использовать англоязычные обращения и подписи, а также названия профессий (кроме случаев, когда этого невозможно избежать).
2. Контактная информация
Как уже было замечено выше, в качестве контактов можно использовать:
- Номер телефона
- Мессенджер
- Адрес
Несмотря на то, что адрес электронной почты можно увидеть в информации об отправителе, не будет лишним продублировать его – это необходимо для удобства пользователя. При необходимости вы можете указать дополнительный e-mail.
В подписи рекомендуется указывать личный номер телефона (или городской – но с добавочным номером). Не стоит указывать официальный номер телефона компании (даже если вы используете IVR) или факс. Оставляя свой номер телефона или мессенджеры, будьте готовы принимать звонки даже в нерабочее время.
Адрес компании следует указывать на тот случай, если клиент захочет встретиться лично или будет вынужден посетить офис компании (например, для подписания документов и т.д.).
Пример подписи в письме
| Хорошая | Плохая |
|---|---|
|
С наилучшими пожеланиями, Иван Иванов, старший Frontend-разработчик компании «…» Тел.: + 7 (495) 123-45-67 доб. 1 WhatsApp: + 7 (999) 123-45-67 E-mail: name@mail.com Адрес компании: Москва, ул. Арбат, д.1, оф. 1 |
Best regards, Иванов Иван, Senior Frontend Developer, «…» Тел.: 89991234567 |
3. Элементы фирменного стиля и повышения узнаваемости
Среди этих элементов можно выделить:
- Фотография адресанта
- Логотип компании
- Элементы фирменного стиля компании
- Кнопки социальных сетей
Вы можете разместить свою фотографию в подписи – это не только позволит установить контакт при общении (адресату будет проще ассоциировать вас с реальным человеком), но и поможет клиенту узнать вас на случай личной встречи.
Чтобы привлечь внимание к бренду, разместите логотип компании (а также используйте фирменные цвета в оформлении самого письма и подписи к нему) и кнопки социальных сетей.
4. Призыв к действию
В подписи к электронному письму вы можете разместить призыв к действию, например:
- Анонс вебинара
- Ссылка на новый материал в блоге
- Приглашение посетить стенд компании на выставке и прочее.
Как сделать подпись в письме
Алгоритм действий для изменения подписи в электронном письме зависит от используемого почтового клиента. Рассмотрим, как это сделать для Почта Mail.ru и Яндекс.Почта.
1. Почта Mail.ru:
- На странице почтового клиента в нижней части нажимаем «Настройки»
- На открывшейся вкладке выбираем «Все настройки»
- На открывшейся странице на вкладке «Главная» выбираем раздел «Имя и подпись»
- Нажимает значок «Редактировать» и изменяем имя отправителя и подпись.
2. Яндекс.Почта:
- На странице почтового клиента в правом верхнем углу нажимает «Настройки»
- На открывшейся вкладке выбираем «Личные данные, подпись, портрет»
- На открывшейся странице вводим текст подписи, выбираем ее расположение (сразу после ответа или внизу всего письма) и нажимаем «Добавить подпись».
Советы
- Проверяйте актуальность данных, кликабельность ссылок и т.д.
- Не перегружайте подпись лишней информацией. Она должна уместиться буквально в 4-5 строчек
- Если вы активно общаетесь по электронной почте внутри компании, с постоянными клиентами, с клиентами в России и за рубежом – сделайте несколько вариантов подписи и используйте их в соответствующих ситуациях
- Визуально разделяйте информацию. Контактные данные лучше разбивать на блоки (например, с помощью графических разделителей)
- Отслеживайте переходы по ссылкам, анализируйте открываемость писем и другие метрики email-рассылок.
