Что такое ERP-системы
У крупных и средних компаний разветвлённая структура подразделений — от отдела сбыта до производственных цехов, отделов контроля качества, лабораторий. Все вместе они представляют единый механизм, работу которого нужно централизованно регулировать. В этом может помочь ERP-система.
ERP-система — что это такое
Аббревиатура произошла от выражения Enterprise Resource Planning. Это комбинация из программных модулей, собранных в единый комплекс. Программа централизованно собирает информацию, хранит её и позволяет управлять всеми текущими бизнес-процессами.
С ее помощью можно решить следующие задачи:
- организовать быстрое взаимодействие между специалистами из разных подразделений;
- автоматизировать рутинные задачи, документооборот;
- освободить время сотрудников на решение поставленных перед ними задач;
- создать единую базу клиентов с автоматическим обновлением данных и историй сделок;
- распределить задачи между исполнителями;
- вести кадровый, бухгалтерский, налоговый учёт;
- управлять логистикой, поставками, производственными процессами;
- собирать данные бизнес-аналитики, прогнозировать финансовое развитие предприятия.
Малый бизнес практически не использует этот инструмент оптимизации бизнес-процессов, так как обычно его внедрение экономически невыгодно.
ERP-системы предназначены для производственных и торговых предприятий с разветвлённой структурой, работающих с большими объёмами данных. К ним относятся:
- торговля — 15,4% от общего числа установленных в России программ;
- машиностроительная отрасль — 9,7%;
- строительные компании — 8,1%;
- пищевая промышленность — 6,5%.
Некоторые компании разрабатывают и внедряют персональные методики оптимизации бизнес-процессов. Однако, как правило, работать с готовым решением удобнее и проще.
Из чего состоят ERP-системы
Архитектура
Что входит в ERP-систему?
- Платформа. Это базовое ПО со справочной информацией о том, как правильно работать с ERP.
- Модули. Их набор зависит от потребностей компании и поставленных задач. Могут быть базовыми или специализированными, например для полиграфического производства.
- База данных. Это сервер для хранения информации, а также инструменты для её обработки. Сведения из базы данных «подтягиваются» в конкретный модуль для анализа и обработки.
Модули
Решение включает различные модули для решения конкретных задач. Это удобно, так как обеспечивает гибкость программного обеспечения и возможность его адаптации при масштабировании производства и формировании новых подразделений, в том числе производственных цехов.
Среди всех модулей в отдельную группу выделяют 6 базовых конфигураций.
-
Бухгалтерия, финансы. Используется для ведения финансовой и налоговой отчётности, хранения квитанций и документов, сверок и составления бюджета.
Также с помощью этого модуля можно:
- отслеживать денежные потоки и управлять ими;
- контролировать дебиторские и кредиторские задолженности;
- обеспечить контроль платежей по сделкам;
- составлять прогнозы финансового развития предприятия.
- Управление персоналом. Это модуль для оптимизации и автоматизации работы отдела кадров. С его помощью можно:
- вести кадровый учёт;
- планировать обучение персонала;
- формировать графики работы подразделений;
- вести воинский учёт;
- рассчитывать заработную плату;
- отслеживать количество отработанных часов по каждому из сотрудников;
- оформлять командировки;
- использовать другие инструменты HR-менеджмента.
-
Поставки. С помощью этого модуля легко управлять закупками и отслеживать остатки на складах. Модуль позволяет:
- выбирать поставщиков;
- заключать договоры и контракты на поставки сырья, товаров, услуг;
- анализировать и прогнозировать потребительский спрос.
-
Продажи. Этот модуль нужен для оптимизации работы отдела продаж или сбыта. За счёт автоматизации рутинных процессов повышаются эффективность работы менеджеров и количество успешных сделок. С помощью модуля можно:
- создать единую защищённую базу клиентов;
- отслеживать выполнение плана продаж;
- распределять задачи между сотрудниками;
- сохранять и просматривать истории сделок;
- создавать воронки продаж;
- автоматизировать рассылки и оформление документов.
-
Производство. Это модуль для контроля за работой сотрудников в производственных цехах и организации управления взаимодействием между ними. Пользователи могут:
- получать подробную информацию о текущих производственных процессах;
- контролировать запасы сырья;
- формировать производственные планы, ранжировать их по приоритету заказа;
- обеспечить эффективное взаимодействие между цехами.
-
Управление складом. Служит для планирования движения товаров на складах и контроля за ним. Пользователи могут:
- вести учёт остатков сырья и готовой продукции;
- определять места хранения товаров и сборки заказов;
- управлять разукомплектацией товаров;
- отслеживать перемещение сырья и готовой продукции;
- планировать взаимодействие с поставщиками;
- контролировать сроки упаковки, отгрузки и доставки товаров.
Зачем компании внедряют ERP-системы
Снижение количества ошибок из-за человеческого фактора — одна из основных причин внедрения. Автоматизация снижает процент ошибок и в разы ускоряет рабочий процесс.
Для чего ещё нужна ERP-система
В производственных подразделениях могут быть установлены разные программы. Без интеграции между ними данные придётся переносить вручную, из-за чего риск ошибки выше и на выполнение конкретной задачи нужно больше времени.
Внедрение решения позволяет устранить проблему сложной интеграции между разными программами. Данные хранятся централизованно и упорядоченно, информация не теряется и не искажается, а по каждому из текущих процессов можно быстро сформировать достоверный отчёт.
Система управления позволяет:
- обрабатывать огромные массивы данных, что особенно актуально при масштабировании производства;
- обеспечить быстрый обмен информацией между подразделениями;
- оптимизировать отчётность;
- планировать работу подразделений;
- сократить практически до нуля количество рутинных задач, выполняемых вручную;
- надёжно защитить данные, сделать их централизованные резервные копии;
- улучшить взаимодействие с клиентами.
При этом модули взаимосвязаны благодаря централизованному сбору и хранению информации. То есть риск потери и искажения данных минимальный.
По мере расширения бизнеса и появления новых подразделений установленное программное обеспечение можно дополнить новыми модулями, которые также имеют доступ к централизованной базе данных.
Кому не подходят ERP-системы и какие у них есть минусы
Такие решения в первую очередь ориентированы на крупные и средние производственные предприятия. Маленьким компаниям внедрять их чаще всего невыгодно.
К минусам таких программ относят:
- высокую цену;
- сложность самостоятельной установки;
- длительную автоматизацию бизнес-процессов — внедрение может занять от полугода до пяти лет;
- сложный интерфейс, работе с которым нужно обучаться за дополнительную плату;
- необходимость предварительного сбора и стандартизации данных перед их переносом в централизованное хранилище;
- затраты на доработку готовых модулей под реальные производственные процессы;
- необходимость сопровождения IT-специалистами поставщика ПО.
Все ERP-системы — это сложное и дорогое программное обеспечение. Кроме того, для его установки может потребоваться замена оборудования.
Прежде чем внедрять систему управления, нужно учесть все положительные и негативные факторы. В любом случае последнее слово остаётся за владельцем бизнеса или ответственным лицом с соответствующими полномочиями.
Как определить, что компании нужна ERP-система
Внедрение будет целесообразно в следующих случаях:
- на предприятии нет централизованного сбора данных, а информация поступает из одного подразделения в другое со значительной задержкой по времени;
- на предприятии большинство рутинных процессов не автоматизировано, работа отделов обособлена, сотрудники используют устаревшие технологии;
- в отделах установлены программы, несовместимые между собой, то есть нет быстрого точного обмена данными;
- низкий уровень взаимодействия с клиентами — не сделанные вовремя звонки, отсутствие автоматизированных рассылок, недовольство со стороны покупателей товаров или услуг.
Как выбрать и внедрить
Перед покупкой нужно:
- сформулировать, для чего нужна ERP конкретной компании;
- учесть план развития бизнеса на 5 лет.
Сравнивая различные решения, в первую очередь нужно сопоставлять направление производственной деятельности с возможностями программного обеспечения.
Что учесть при выборе
Cистемы представлены в двух версиях — облачной и коробочной. В первом случае данные будут храниться на облачной платформе поставщика и управляться его IT-специалистами. Во втором программное обеспечение вы устанавливаете на серверы и оборудование своей компании.
Есть ещё один вариант — On-premise. Он предполагает установку программы на серверы предприятия, но для работы придётся оформить подписку.
Кроме этого, нужно:
- убедиться, что модули в составе программы соответствуют отраслевой принадлежности предприятия;
- рассчитать затраты на покупку и внедрение, а также обучение персонала работе с ней;
- выбрать специалиста, который будет отвечать за внедрение.
Краткий обзор популярных ERP
В списке наиболее популярных программ 4 ЕРП-системы.
- SAP ERP — программа со встроенной CRM и множеством отраслевых модулей, включая производство, финансы, закупки. Подходит малому и среднему бизнесу.
- 1C:ERP Управление предприятием — включает разнообразные модули, например управление производством, взаимоотношениями с клиентами, финансами, складом. Программа позволяет вести международный финансовый учёт, проводить интеграцию с маркетплейсами.
- Microsoft Dynamics — программу просто настроить под конкретное предприятие, она может интегрироваться с другими продуктами Microsoft.
- Галактика ERP — адаптирована под российский бизнес, учитывает новые изменения в законодательстве. Позволяет управлять финансами, логистикой, производством, персоналом, а также вести бухгалтерский и налоговый учёт.
Ошибки при выборе системы планирования ресурсами
- Не соотнесли потребности производства и возможности решения.
- Не учли план развития компании на 5 лет.
- Выбор сделал субъективно один человек, без согласования с руководством предприятия.
- Установили слишком сложную программу, которую трудно освоить.
Чем ERP отличается от CRM
CRM решает задачу увеличения прибыли путём улучшения взаимодействия с клиентами, а также позволяет создать и вести единую клиентскую базу с историями всех сделок. То есть это решение для оптимизации и автоматизации работы отдела продаж.
ERP — это комплексная система планирования и управления ресурсами предприятия. Она охватывает работу всех отделов и структур и может включать CRM-систему.
