Что такое добавочный номер и для чего его используют
Добавочный номер — это короткая комбинация из нескольких цифр для распределения звонков внутри компании между отделами, структурными подразделениями, менеджерами и другими сотрудниками. Такие числовые коды-идентификаторы также часто называют внутренними номерами.
Внедрение добавочных кодов-идентификаторов решает следующие задачи:
- упрощение коммуникации между отделами — чтобы связаться друг с другом, сотрудникам разных подразделений достаточно набрать 3–4 цифры вместо длинной комбинации;
-
снижение расходов на телефонную связь:
- сокращается количество основных номеров и отдельных телефонных линий, за которые нужно дополнительно платить;
- некоторые провайдеры предлагают корпоративным клиентам услугу бесплатного обслуживания добавочных номеров;
- прямая связь с отделами и конкретными сотрудниками компании — клиентам и партнёрам не нужно дозваниваться до секретаря, менеджера или кол-центра, а затем ждать, пока их соединят с абонентом;
- разгрузка менеджеров, секретарей, операторов кол-центров благодаря возможности дозвона напрямую, а не через них;
- повышение качества обслуживания, что особенно актуально для сферы услуг — в случае, когда один из сотрудников отдела занят, звонок переадресовывается другому менеджеру или оператору в этом же подразделении;
- возможность удалённой работы сотрудников при установке добавочного номера на смартфон.
4 способа подключения виртуальной АТС:
- стационарные телефоны — для подключения используются специальные SIP-адаптеры;
- IP-телефоны — подключаются без установки дополнительного оборудования;
- ПК — для звонков через стационарные компьютеры на них устанавливают программу «Софтфон» или специальный плагин;
- смартфоны — потребуется либо наличие корпоративной SIM-карты, либо установка приложения Softphone.
Для присвоения добавочного кода-идентификатора после подключения виртуальной АТС нужно зайти в панель управления BATC и выставить соответствующие настройки.
Посторонний человек — клиент или партнёр компании — может узнать нужную комбинацию цифр:
- из записанного на автоответчик голосового приветствия;
- на сайте компании — внутренний номер указывается в скобках после основного, например 8-000-00-00-00 (123);
- непосредственно у сотрудника нужного отдела.
Некоторые предприниматели указывают добавочные номера отделов на визитках — это удобно, если у компании разветвлённая структура, а также в тех случаях, когда каждому сотруднику в отделе присвоен свой телефонный код.
Добавочный номер: как позвонить абоненту
Чаще всего виртуальная АТС и добавочные номера подключаются к смартфонам и телефонам стационарного типа. Внутренние звонки в первом и во втором случае совершаются по-разному.
Как вводить добавочный номер при звонке со стационарного телефона
Если телефон не подключили к корпоративной АТС, чтобы позвонить с него в компанию, нужно совершить следующую последовательность действий:
- набрать основной номер;
- подождать, пока сработает автоответчик с записанным голосовым меню;
- набрать код-идентификатор;
- дождаться ответа абонента.
Если голосового меню нет, нужно:
- набрать основной номер;
- дождаться срабатывания автоответчика;
- найти на кнопочной панели «звёздочку» («*») и нажать на неё, чтобы телефон начал работать в тональном режиме;
- набрать цифровой код отдела или сотрудника;
- дождаться ответа.
У некоторых моделей телефонов для переключения между тональным и импульсным режимами установлен специальный переключатель, который выглядит как небольшой рычажок. Если переключатель установлен в положение «P» (Pulse), то включён импульсный набор. Чтобы включить тоновый набор, рычажок нужно передвинуть в положение «T» (Tone).
Внутренние звонки между отделами совершаются проще: сотруднику компании достаточно набрать только внутренний номер нужного ему подразделения.
Как пользоваться добавочным номером, если вам нужно позвонить со смартфона
Стационарные телефоны могут работать в двух режимах набора, но у смартфонов всегда активен тональный режим, поэтому специально включать его не нужно. Если автоответчик предлагает перевести телефон в тональный набор, эту информацию можно проигнорировать.
Последовательность действий:
- набор основного номера;
- ожидание ответа автоответчика и прослушивание записанной на нём информации;
- набор цифрового кода сотрудника или подразделения.
Иногда при наборе происходят сбои. Если это произошло, нужно заново повторить всю последовательность действий.
Чтобы ввести внутренний код-идентификатор, потребуется активировать виртуальную клавиатуру. Для этого после ввода основного номера на экране нужно найти значок с надписью «клавиатура» и нажать на него. Как правило, он изображается в виде группы маленьких кругов или квадратов.
Если звонить в компанию приходится часто, неудобно каждый раз набирать основной и добавочный номер. Чтобы упростить процесс, его можно сделать автоматическим.
Чтобы сохранить в смартфоне контакт с добавочным номером, нужно:
- зайти в телефонную книгу;
- активировать клавиатуру;
- набрать основной номер;
- нажать на ряд из трёх вертикальных точек — в зависимости от модели смартфона он может находиться в левом верхнем углу клавиатуры, в правом нижнем или в другом месте;
- выбрать опцию «Добавить двухсекундную паузу» и нажать на неё — после уже введённого набора цифр появится запятая;
- ввести код-идентификатор сотрудника или отдела;
- сохранить контакт.
Запятая на 2 секунды приостанавливает набор номера, а затем возобновляет его. Но в некоторых системах временной интервал перед набором дополнительных цифр более длинный, из-за чего автодозвон не срабатывает. В таких случаях для сохранения контакта с автонабором нужно повторить те же действия, но вместо опции «Добавить двухсекундную паузу» требуется выбрать «Добавить ожидание». После этого на экране появится символ точки с запятой.
Как позвонить с ПК или ноутбука
Для этой цели на устройство — ноутбук или персональный компьютер — устанавливают программный телефон.
При запуске программы на экране монитора появляется цифровая клавиатура, поле ввода и значок телефонной трубки — точно так же, как на смартфоне. Разница только в том, что виртуальные клавиши с цифрами нужно нажимать мышкой, а не пальцем. Исключение составляют те случаи, когда программа устанавливается на ноутбук с сенсорным экраном.
Как работают добавочные номера
Числовые коды-идентификаторы, которые присваиваются отделам и сотрудникам, чаще всего состоят из четырёх цифр. Такой выбор неслучаен, так как первые две цифры служат кодом подразделения, куда переадресовывается звонок, а остальные идентифицируют сотрудников.
Комбинации, в которых используются 1, 3 или 5 цифр, встречаются значительно реже.
Что означает добавочный номер телефона, например 1372? Это значит, что отделу в виртуальной АТС присвоен код-идентификатор 13, а сотруднику — 72.
Подключение добавочных номеров производится специалистами, которые оказывают услуги по внедрению виртуальных АТС.
Чтобы система работала правильно, специалисты:
- расскажут о возможностях виртуальной АТС;
- предложат варианты, подходящие конкретной компании с учётом разветвлённости отделов и подразделений;
- настроят оборудование;
- помогут с настройкой голосовых инструкций для клиентов и партнёров компании;
- проведут обучение по использованию внутренних числовых кодов.
Настройка, добавление и изменение кодов-идентификаторов производится в специальном сервисе, а звонки и их переадресация — в самой АТС.
Добавочный номер — это дополнительный или нет
Дополнительный и добавочный номер — разные понятия.
Добавочный телефонный номер — это цифровая комбинация, которая подключается к основному номеру и служит для распределения звонков внутри компании.
Дополнительный — такой же полноценный телефонный номер, как и основной. Его можно сравнить со второй SIM-картой в мобильном телефоне. То есть человеку можно позвонить по двум номерам на один и тот же аппарат. При этом каждый из них будет оплачиваться и обслуживаться отдельно.
