Виртуальный номер: как работает, зачем нужен и как подключить

Пользоваться виртуальным номером можно на компьютере, планшете, IP-телефоне, обычном стационарном телефоне, подключенном через IP-шлюз. Некоторые виртуальные номера привязаны к SIM-карте FMC. Для звонков устанавливают ПО на смартфон или компьютер.

Преимущества и недостатки

Главный плюс виртуального номера в том, что он не привязан к конкретному региону. Если ваша компания доставляет заказы по всей стране, нет необходимости открывать офисы во всех крупных городах и регистрировать там стационарные телефоны. Вы просто заказываете виртуальную АТС и поддерживаете связь с клиентами, переезжаете из одного офиса в другой и так далее. Номер остается закрепленным за вами.

Другие преимущества:

Недорогая связь — обслуживание виртуальной связи обойдется до четырех раз дешевле, чем стационарной.
Быстрое подключение — вы подаете заявку провайдеру в электронной форме, и услуга активируется в тот же день.
Простые настройки — управлять переадресацией, просматривать аналитику, вносить ежемесячную плату можно через личный кабинет с понятным интерфейсом.
Бесплатная связь внутри компании — для разговоров с коллегами пользуйтесь короткими номерами внутри одной виртуальной АТС.
Запись разговоров — диалоги с клиентами записываются, чтобы вы могли анализировать работу операторов, эффективность скриптов продаж, качество обратной связи, наиболее распространенные темы обращений и так далее.

Количество виртуальных номеров определяется задачами каждого бизнеса. Например, можно подключить разные для каждого рекламного канала, чтобы отслеживать источники трафика и оценивать отдачу от каналов продвижения.

Минусы:

Вопрос конфиденциальности. Иногда к недостаткам услуги относят уязвимость личных данных клиентов, так как они хранятся не у компании, а на серверах провайдера. Так в теории, но на практике провайдер (если он надежный и профессиональный) защищает данные.
Высокие требования к качеству интернет-соединения. Это не совсем так. Если нагрузка на ваш call-центр небольшая, то использовать цифровой номер можно даже на мобильном 3G-интернете. Главное, чтобы соединение было стабильным.

Как работает услуга

Использовать цифровую АТС можно так же, как и обычную стационарную связь. Чтобы получать звонки нужно подключить виртуальный номер. Для этого:

Изучите сайт оператора и подберите тариф.
Зарегистрируйтесь и войдите в личный кабинет.
Добавьте сотрудников, которые будут принимать звонки клиентов — укажите их имена, должности, контакты для связи. Логин и пароль для доступа сотрудников компании генерируются автоматически. После вы можете изменить их.
Настройте параметры входящих звонков. Укажите время приема вызовов, операторов, которые будут отвечать в указанные часы, действия при длительном ожидании клиента на линии.
Сгруппируйте сотрудников по выполняемым задачам, чтобы упорядочить работу. Каждая группа получит свой короткий код для бесплатной внутрикорпоративной связи.
Настройте опции звонков на мобильный или ПК. Можно выбрать временные интервалы, в которые вызовы будут принимать конкретные операторы, а также действия АТС в случае, если звонок удерживается на линии дольше заданного времени или остается без ответа.

Если в процессе работы с цифровой АТС вы захотите сменить тариф, настройки сохранятся.

Нужно ли платить за виртуальный номер

Базовая услуга бесплатная, но ее функциональность ограничена. Чаще всего в таких продуктах:

не оказывают техническую поддержку — если появились трудности с подключением/настройкой, нужно будет решать их самостоятельно
возникают конфликты между отдельными модулями АТС и дополнениями
нужно скачать и настроить специальную программу.

Действующему бизнесу бесплатная АТС не подойдет. Это своего рода демоверсия, чтобы посмотреть, что такое виртуальная связь и как она работает.

Далее стоит оформить платный тариф. Минуты связи в тарифах ограничены, после превышения пакета они оплачиваются отдельно. Если со временем вам потребуется больше внутренних линий связи, вы сможете увеличить их число, а также подключить другие опции.

Платный продукт имеет такие преимущества:

техническая поддержка — выбирайте провайдера, который дает обратную связь круглосуточно
гарантия конфиденциальности персональных данных
бесперебойная работа серверов
инструменты аналитики для повышения качества обслуживания клиентов
возможность подключить красивый номер — с повторяющимися или последовательными цифрами, который легко запоминать и набирать. По статистике звонки на такие номера приходят на 30% чаще, чем на обычные.